Hvor papirløst kontor løser dilemmaet med filstyring?

Lad os først tale om, hvor hovedpine traditionelle kontor er: filskabet er fuldt, og det tager lang tid at finde en kontrakt; Vigtige dokumenter går let tabt eller beskadiges; Afdelingerne videregiver dokumenterne som at spille "Pass pakken". Disse problemer kan løses effektivt afPaperless Office System.

1. Elektronisk arkivering erstatter papiropsamling

Den mest direkte fordel ved Paperless Office er at gøre filerne "online". Alle dokumenter scannes i elektroniske versioner og gemmes i systemet, der understøtter flere formater såsom PDF og Word. For eksempel behøver vores virksomheds kontraktstyringssystem nu kun at indtaste kontraktnummeret for at hente den komplette fil inden for 3 sekunder, og det er ikke nødvendigt at rummage gennem skabe.

2. smart søgning og hurtig positionering

Den største fordel ved elektroniske filer er, at de kan søges. Systemets indbyggede fuldtekstsøgningsfunktion kan søge efter nøgleord, datoer, forfattere og andre dimensioner. Sidste uge ledte finansafdelingen efter en refusionsformular for tre år siden. Det plejede at tage lang tid at bladre gennem filerne, men nu kommer det ud efter at have indtastet "rejseudgifter i 2022".

3. versionskontrol for at undgå forvirring

Det mest frygtede ved papirdokumenter er, at de konstant bliver revideret, og ingen ved, hvem der har den nyeste version. Det elektroniske dokumentsystem gemmer automatisk historiske versioner og indstiller modifikationstilladelser. Vores marketingafdelings planlægningsforslag er nu revideret til version 15, og systemet registrerer klart, hvem der har foretaget hver revision, og hvornår.

4. Mobilkontor bryder pladsbegrænsninger

Med et papirløst system kan mobiltelefoner også få adgang til filer når som helst. Sidste gang bad min chef om et citat i lufthavnen, og jeg loggede direkte ind på systemet på min mobiltelefon for at sende den til ham, hvilket var hurtigere end udtrykkelig levering. Jeg kan håndtere alle filer med en tablet, når jeg rejser, og jeg kan pakke halvdelen så meget i kufferten.

5. Sikker sikkerhedskopi for at forhindre tab

Vigtige filer sikkerhedskopieres automatisk til skyen efter scanning, så der er ingen grund til at bekymre sig, selvom computeren går i stykker. Vi har stødt på en tragedie, hvor kontoret blev oversvømmet, og alle papirfiler blev tabt. Nu har elektroniske filer tredobbelte sikkerhedskopier, som er meget sikrere.

6. Green Office reducerer omkostningerne

Lad os lave nogle beregninger: A4 -papir koster 20 yuan pr. Pakke, og virksomheden bruger 100 pakker pr. Måned, hvilket er 24.000 yuan om året. Printerforbrugsstoffer, arkiveringsskabe og arkivrummet er alle omkostninger. Efter at have gjortPaperless Office System, disse udgifter kan reduceres med mindst 70%, hvilket også er miljøvenligt.

Som professionel producent og leverandør leverer vi produkter af høj kvalitet. Hvis du er interesseret i vores produkter eller har spørgsmål, er du velkommen til atKontakt os.